Die Lösung

4trace.archiv ist mehr als eine elektronische Verwaltung eines Archives.

Ob Ihr Archiv physisch auf mehrere Archive verteilt ist, aus Zigtausenden von Ordnern, Hängeregistern Kartons, Tonnen oder gar Container besteht....

solange Ihr Archivgut nur einen benennbaren Stellplatz hat und sei es auch nur der nächst freie ..... solange finden Sie mit 4trace.archiv in Sekunden alle Ablageorte wieder.

Verwalten Sie km-lange Regale voller Akten mit verschiedenen Vertraulichkeitsstufen und Zugriffs-Rechten, suchen Sie nach Inhaltsdatum, Erstellungsdatum, Vernichtungsdatum, nach Ersteller, schränken Sie Ihre Suche über Beschreibungstexte ein, suchen Sie nach Archivgut-Status, Akten-Nummern, Abteilungen usw..

4trace.archiv kennt Archivgut-Zustände wie: erstellt, angefordert, unterwegs zum Kunden, ausgeliehen, unterwegs zum Archiv, archiviert, entliehen während archivierung, bereitgestellt zur Vernichtung, vernichtet.

Die komplette Etikettierung des Archivgutes, den Standorten, der Mitarbeiterkennungen sowie die Ausgabe von diversen Reporten und Laufzettel zur Ablageortermittlung ist mit 4trace.archiv möglich.

Ein einfaches Beispiel zu einer Laufzettel-Ausgabe: Aus einem größeren Aktenbestand von vielleicht 90.000 Aktenordnern (ca. 7.000 laufende Meter) suchen Sie unter Gebrauch einer detaillierten Verschlagwortung eine Hand voll Akten.

Sollten die Akten zur Verfügung stehen, also nicht etwa ausgeliehen oder vernichtet sein, wird dem Archivar ein Laufzettel ausgedruckt der den Ablageort z.B. wie folgt beschreibt.

Archivgut XYZ01005007
Archiv Nr. 2 ; Halle Nr. 5 ; Box Nr. 01200 ; Regal-Nr.: 040; Regalboden: C

Archivgut XYZ01002204
Archiv Nr. 2 ; Halle Nr. 1 ; Box Nr. 0407 ; Regal-Nr.: 067; Regalboden: F

Das Archivgut, der Ablageort und die Zustände werden mit einem simplen Scanvorgang erfasst und können somit auch Standortübergreifend und zeitnah allen Archivkunden zur Verfügung stehen.

Beispiel Bilder eines real existierenden Aktenlagers. (Bildquelle: REISSWOLF Luxemburg)